Varios participantes han solicitado información sobre el papel de los presidentes o moderadores de sesión.
Lo que sigue son unas indicaciones informales que pueden ser de utilidad si no se tiene mucha experiencia en congresos, lo cual es normal y esperable en un congreso centrado en estudiantes como es éste.
En este congreso hay dos presidentes en cada sesión para distribuir el trabajo.
Presidir una sesión es un honor y una responsabilidad. Es algo que se puede poner en el CV y tiene un valor curricular considerable para un profesional.
Los presidentes actúan por delegación de los organizadores y dirigen la sesión a todos los niveles.
Antes de comenzar:
Deciden si hay que hacer algún cambio en el orden de comunicaciones por cualquier motivo.
Cargan en el ordenador las presentaciones (PowerPoint) de todos los oradores, de forma que sean fácilmente localizables y no se pierda tiempo luego.
Se pueden poner en una carpeta en el escritorio y renombrarlas si es necesario para facilitar la apertura con cada orador.
Verifican el funcionamiento del puntero láser para mostrar su uso a los oradores si lo necesitan.
Deciden si habrá preguntas tras cada orador, conjuntas al final de la sesión, o ambas, por ejemplo 2-3 preguntas tras cada la presentación y una sesión conjunta al final.
Se debe informar al comienzo a todos los asistentes sobre el formato elegido para las preguntas.
El mejor lugar para los presidentes es sentados en la primera fila, pero como parte del público.
Estar en la mesa, de cara al público, es incómodo para seguir la presentación y queda un poco “distante” para con el resto de los asistentes.
El control del tiempo es una de las principales responsabilidades de un presidente de sesión.
Las sesiones suelen tener un tiempo bastante ajustado y es muy fácil pasarse si no se controla.
Hay que ver el tiempo disponible y el número de comunicaciones.
No sirve una división exacta. Lo habitual es que todo termine consumiendo más tiempo del previsible. Hay que dejar un buen margen de seguridad.
Por ejemplo, para 4 comunicaciones en 1 hora, una buena opción es dar 12 minutos para cada presentación y dejar los 12 restantes para preguntas o de seguridad.
Los presidentes deciden en qué momento se inicia la sesión, evitando demoras iniciales que puedan afectar a su desarrollo posterior.
Todo el tiempo que se use de forma incorrecta es siempre a costa de los oradores que vienen después.
Es bueno informar al comienzo sobre el tiempo asignado para cada comunicación y avisar que se va a ser muy estricto (y serlo de verdad). Pasarse del tiempo asignado por un orador es un abuso y el presidente debe evitar que unos abusen de otros.
En este congreso el tiempo habitual indicado para las presentaciones es de 12 minutos. Hay que contar como mínimo con 15 minutos para los cambios en el ordenador y la presentación del orador.
La presentación de cada comunicación es una cortesía obligada hacia el orador y hacia el público asistente.
Una fórmula correcta podría ser, de pie y mirando al público:
“A continuación presenta Nombre Apellido la comunicación titulada Título de la Comunicación Leído.”
Se le da paso para comenzar (basta con un gesto, mirando al orador) y el presidente se sienta y activa el cronómetro.
El orador normalmente agradece la introducción y comienza.
El presidente debe avisar cuando falte un minuto para el tiempo establecido. Es correcto decir “un minuto” en voz suficientemente audible para el orador.
Si se cumple el tiempo, lo correcto es decir “por favor, vaya terminado”, y repetirlo si se pasa un minuto.
Se puede ser bastante contundente. No es descortesía, sino velar por la equidad con todos los oradores. La descortesía es pasarse del tiempo asignado.
Al terminar cada orador:
Al terminar, el orador debería marcar el final dando las gracias dirigiéndose al público y esperando instrucciones, nunca pidiendo si tienen preguntas. Esto es función y decisión del presidente o moderador de sesión.
El presidente debe también dar las gracias al orador lo primero, nada más terminar.
Si se ha decidido hacer preguntas tras cada orador, se procedería a ello (se comenta después).
Tras concluir cada comunicación, con o sin preguntas, se pasa al siguiente orador con la misma fórmula de antes.
Preguntas:
El presidente debe moderar las preguntas, tras cada orador o conjuntas a todos los oradores al final de la sesión.
Una posición correcta es de pie, de cara al público, junto al orador.
Una fórmula habitual sería algo como sigue:
“Muchas gracias por la presentación” mirando al orador, y se puede decir aquí algo agradable si la presentación ha sido interesante, amena, sugerente, entretenida… y dirigiéndose al público, preguntar “¿Alguna pregunta?”
El público puede tardar en reaccionar y es correcto esperar unos segundos. Si se levantan manos, se va concediendo el turno a cada uno.
Tras las preguntas del público, o especialmente si no hay preguntas, el presidente siempre debe tener preparada al menos una pregunta de cortesía para el orador.
Queda fatal despedir a alguien sin una sola pregunta. Daría la sensación de que no ha interesado a nadie.
Para preparar las preguntas de cortesía es bueno leer los resúmenes antes de la sesión y pensar alguna pregunta, o anotar cualquier cosa durante la presentación. No es necesario que las preguntas del presidente sean de una gran profundidad científica. Es una actuación de cortesía.
Al terminar cada presentación, tras las preguntas si las hay, es correcto aplaudir al orador.
Certificados de presentación:
El presidente debe entregar los certificados a cada orador tras su presentación.
En el caso de que no estuvieran firmados, es correcto firmar en el lugar indicado para la organización del congreso. El presidente se puede considerar que forma parte o actúa en delegación de la organización del congreso.
Si hay certificados no entregados por falta de comparecencia, deben devolverse a los organizadores del congreso.
Al finalizar la sesión:
Al terminar la sesión queda muy profesional agradecer la participación a todos los oradores y a los asistentes.
Es correcto aplaudir al terminar las preguntas a cada orador y al despedir la sesión.
Una sesión bien presidida es mucho más agradable y útil para todos, tanto oradores como asistentes.
Si tiene cualquier duda, por favor, pregunte a los organizadores.